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XRechnung (UBL, CII) oder ZUGFeRD / Factur‑X (PDF)
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Was ist ein XRechnung-Viewer?
Eine XRechnung ist eine XML-Rechnung: Daten für Buchhaltungsprogramme, nicht zum Lesen gemacht. Ein XRechnung-Viewer zeigt sie als Rechnung an, mit Absender, Empfänger, Positionen, Summen und Zahlungsangaben. Dieser Viewer ist kostenlos, braucht keine Anmeldung und liest die Datei nur in deinem Browser. Das Bundesfinanzministerium beschreibt, wozu es Viewer braucht:
Im Gegensatz zu E-Rechnungen im Format ZUGFeRD beinhalten XRechnungen keine zusätzliche Rechnungsdarstellung in Form einer PDF-Datei. Unternehmen benötigen insofern eine zusätzliche Software zur Visualisierung der XML-Datei (sogenannte Viewer).
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Dafür reicht laut den Antworten des Bundesfinanzministeriums auf häufige Fragen (Fragen 8 und 12) ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen braucht es dann einen Viewer wie diesen oder den kostenlosen Viewer der Steuerverwaltung bei ELSTER.
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF, in der dieselben Rechnungsdaten zusätzlich als XML-Datei stecken. Weichen beide voneinander ab, gelten die Daten der XML-Datei:
Bei einem hybriden Format bilden die im strukturierten Teil vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil. Im Fall von Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und den sonstigen Informationen im Bildteil gehen die Daten des strukturierten Teils denen der Bilddatei vor.
Unternehmen bewahren Rechnungen acht Jahre auf (§ 14b UStG), eine E-Rechnung so, dass zumindest ihr strukturierter Teil „unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt“ (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Randnummer 60). Eingehende Rechnungen im XML-Format werden in dem Format aufbewahrt, in dem sie empfangen wurden (GoBD, Randziffer 131). Eine Ansicht oder ein Ausdruck ersetzt die Datei deshalb nicht.
Was die Codes in einer E-Rechnung bedeuten
In der XML-Datei stehen viele Angaben als Code aus festen Listen, etwa „C62“ für Stück oder „58“ für eine SEPA-Überweisung. Die Ansicht schreibt sie aus; in der Expertenansicht stehen Code und Bedeutung nebeneinander. Die häufigsten:
| Code | Bedeutung | Feld |
|---|---|---|
C62 | Stück | Einheit (BT-130) |
H87 | Stück | Einheit (BT-130) |
HUR | Stunde | Einheit (BT-130) |
LS | Pauschale | Einheit (BT-130) |
58 | SEPA-Überweisung | Zahlungsart (BT-81) |
30 | Überweisung | Zahlungsart (BT-81) |
59 | SEPA-Lastschrift | Zahlungsart (BT-81) |
S | Steuerpflichtig | Umsatzsteuerkategorie (BT-118, BT-151) |
E | Steuerbefreit | Umsatzsteuerkategorie (BT-118, BT-151) |
AE | Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers | Umsatzsteuerkategorie (BT-118, BT-151) |
380 | Rechnung | Rechnungsart (BT-3) |
381 | Rechnungskorrektur (Gutschrift im kaufmännischen Sinn) | Rechnungsart (BT-3) |
Häufige Fehler beim Empfang von E-Rechnungen
- Nur die PDF aufheben. Ein Ausdruck oder eine gespeicherte PDF ist eine Lesehilfe. Aufbewahrt wird die XML-Datei, so wie sie angekommen ist.
- Bei ZUGFeRD nur auf die PDF schauen. Maßgeblich sind die Daten in der eingebetteten XML-Datei. Weicht die PDF davon ab, gilt die XML.
- Die IBAN ungeprüft übernehmen. Betrüger fälschen Rechnungen und tauschen die Bankverbindung aus. Vergleich Empfänger und IBAN mit früheren Rechnungen, und frag bei einer neuen Bankverbindung über einen Kontakt nach, den du schon kennst.
- Die XML-Datei im Texteditor lesen. Dort stehen Codes statt Wörtern und Beträge ohne Zusammenhang. Ein Viewer setzt sie in die richtige Reihenfolge und übersetzt die Codes.
So öffnest du eine E-Rechnung
- Die XRechnung (XML-Datei) oder die ZUGFeRD-PDF ins Feld oben ziehen oder auswählen.
- Die Rechnung lesen, Felder in der Expertenansicht nachschlagen und bei Bedarf drucken.
- Mit GiroCode oder kopierter IBAN bezahlen, nachdem du Empfänger und IBAN geprüft hast.
Häufige Fragen zum Öffnen von E-Rechnungen
Wie öffne ich eine XRechnung?
Mit einem Viewer. Zieh die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF in das Feld oben oder wähl sie aus. Die Rechnung erscheint lesbar, mit Positionen, Summen und Zahlungsangaben. Die Datei verlässt dabei deinen Browser nicht. Auch die Steuerverwaltung bietet bei ELSTER einen kostenlosen Viewer an.
Kann ich eine XRechnung in eine PDF umwandeln?
Ja, als Lesehilfe: Öffne die Rechnung und wähl „Als PDF speichern“. Die PDF entsteht in deinem Browser und nennt die Originaldatei. Sie ist keine E-Rechnung; aufbewahrt wird weiter die XML-Datei.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei nach dem deutschen Standard der KoSIT. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF zum Lesen mit eingebetteter XML-Datei für Programme. Beide gelten als E-Rechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL.
Muss ich die XML oder die PDF aufbewahren?
Die XML-Datei, so wie sie angekommen ist, acht Jahre lang. Bei ZUGFeRD gehört der strukturierte Teil unverändert dazu; die PDF-Hülle nur, wenn sie zusätzliche steuerlich wichtige Angaben enthält. Eine Ansicht, ein Ausdruck oder eine gespeicherte PDF ersetzt die Originaldatei nicht.
Warum weicht die PDF einer ZUGFeRD-Rechnung von den Daten ab?
PDF und XML-Datei entstehen oft getrennt, und nicht jedes Programm hält sie gleich. Seit 2025 gelten bei Abweichungen die Daten der XML-Datei. Weicht ein Betrag oder die IBAN ab, frag beim Absender nach, bevor du zahlst.
Was ist ein GiroCode?
Ein QR-Code für SEPA-Überweisungen nach den Vorgaben des European Payments Council. Er enthält Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck. Banking-Apps lesen ihn ein und füllen die Überweisung aus. Wir erzeugen ihn in deinem Browser aus den Daten der Rechnung; prüf Empfänger und IBAN trotzdem, bevor du die Überweisung freigibst.
Was dieses Werkzeug nicht tut
- Es ist kein Archiv. Die Ansicht und ein Ausdruck ersetzen die Originaldatei nicht.
- Eine gedruckte oder als PDF gespeicherte Ansicht ist eine Lesehilfe, keine E-Rechnung.
- Es prüft weder Steuersatz noch steuerliche Behandlung, und auch nicht, ob die Angaben in der Rechnung stimmen.
- Es liest keine Bilder oder Scans, und eine PDF ohne eingebettete Daten zeigt es nicht als Rechnung an.
- Es überweist nichts. Der GiroCode entsteht in deinem Browser; bezahlt wird in deiner Banking-App.
Quellen
- Bundesfinanzministerium: Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Randnummer 60 und Änderungen des UStAE (Abschnitte 14.4 Abs. 3 und 14.8 Abs. 4a), abgerufen am 08.10.2026
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Fragen 8, 12 und 12a (Stand März 2026), abgerufen am 08.10.2026
- Umsatzsteuergesetz, § 14b Aufbewahrung von Rechnungen, abgerufen am 08.10.2026
- Bundesfinanzministerium: GoBD (Schreiben vom 28.11.2019), 2. Änderung vom 14.07.2025, Randziffer 131, abgerufen am 08.10.2026
- ELSTER: E-Rechnung ansehen, ein Service der Steuerverwaltung, abgerufen am 08.10.2026
- KoSIT, XStandards Einkauf: Standard XRechnung 3.0.2 und Codelisten, abgerufen am 08.10.2026
- European Payments Council: Quick Response Code, Guidelines to Enable Data Capture for the Initiation of a SEPA Credit Transfer (EPC069-12), abgerufen am 08.10.2026
Stand der Seite: 8. Oktober 2026