PDF in E-Rechnung umwandeln
Deine PDF-Rechnung bekommt die Daten einer E-Rechnung.
Schritt 1 von 3
PDF-Rechnung hierher ziehenPDF-Rechnung öffnen
Eine PDF mit Text, wie sie Word, LibreOffice oder dein Rechnungsprogramm erzeugt.
Deine Dateien und Eingaben verarbeitet die Seite nur in deinem Browser. Sie werden nicht übertragen. Mehr in der Datenschutzerklärung.
Ohne Gewähr · keine Steuer- oder Rechtsberatung · Hinweise
Wie wird aus einer PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt. Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet seit 2025 zwei Arten (§ 14 Abs. 1 UStG):
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.
Umwandeln heißt hier: Deine PDF bekommt die Rechnungsdaten als XML-Datei eingebettet, so wie es ZUGFeRD vorsieht. Die Seiten bleiben, wie sie sind. Geht das mit deiner PDF nicht, machst du aus denselben Angaben eine neue ZUGFeRD-Rechnung oder lädst nur die XRechnung.
Bei so einem hybriden Format zählen die Daten, nicht das Bild der Seite:
Bei einem hybriden Format bilden die im strukturierten Teil vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil. Im Fall von Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und den sonstigen Informationen im Bildteil gehen die Daten des strukturierten Teils denen der Bilddatei vor.
Deshalb liest das Werkzeug deine PDF nur vor, und du bestätigst jede Angabe selbst. Erkannt wird ohne KI und ohne Texterkennung, nur aus dem Text, den die PDF enthält. Eine gescannte Rechnung hat keinen solchen Text; dann trägst du die Angaben selbst ein.
Warum PDF und Daten übereinstimmen müssen
Zeigt die PDF etwas anderes als die Daten, kann sie als zweite Rechnung gelten. Das Bundesfinanzministerium schreibt dazu:
Enthält der Bildteil dagegen abweichende Rechnungsangaben (z. B. aufgrund manipulativer Eingriffe eine andere Leistungsbeschreibung oder einen abweichenden Umsatzsteuerbetrag), stellt er ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung dar, für die die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen sind.
Das Werkzeug sucht deshalb die wichtigsten Angaben der fertigen Datei im Text der PDF: Nummer, Datum, Beträge, Steuer und Bankverbindung. Weicht etwas ab, gibt es den Download erst, wenn du die Angaben korrigierst. Ist die PDF selbst falsch, machst du stattdessen eine neue Rechnung aus deinen Angaben.
Häufige Fehler beim Umwandeln
- Einen Scan umwandeln wollen. Ein Foto oder Scan enthält keinen Text, den ein Programm lesen kann. Leg die PDF ab, die dein Rechnungsprogramm erzeugt hat.
- Die Rechnungsart nicht wählen. Mit Umsatzsteuer, als Kleinunternehmer oder als Kleinbetragsrechnung: Davon hängt ab, welche Angaben in die Daten müssen.
- Gelesene Angaben ungeprüft übernehmen. Eine Spalte kann verrutscht, eine Zeile umbrochen sein. Vergleich jedes Feld mit der Seite daneben.
- Die PDF nach dem Umwandeln bearbeiten. Jede Änderung an der Seite kann sie von den Daten trennen. Ändere die Angaben hier und wandle neu um.
So wandelst du eine PDF in eine E-Rechnung um
- Die PDF-Rechnung ablegen.
- Die gelesenen Angaben prüfen, ergänzen und jeden Abschnitt bestätigen.
- Die E-Rechnung herunterladen, geprüft mit den offiziellen Regeln.
Häufige Fragen zum Umwandeln
Kann man eine PDF-Rechnung einfach in eine E-Rechnung umwandeln?
Nicht mit einem Klick. Die Angaben der Rechnung müssen als strukturierte Daten vorliegen. Das Werkzeug liest sie aus dem Text der PDF vor, du prüfst und ergänzt sie, und dann kommen sie als XML in deine PDF.
Was passiert mit meiner PDF?
Sie bleibt in deinem Browser. Die Seiten verändern wir nicht; wir fügen die Rechnungsdaten als Datei hinzu und kennzeichnen die PDF als PDF/A-3, wie ZUGFeRD es verlangt. Erlaubt die PDF das nicht, sagen wir dir, warum, und bieten eine neue Rechnung oder nur die XRechnung an.
Warum muss ich die Angaben bestätigen?
Weil die Daten der führende Teil der Rechnung sind (UStAE 14.4 Abs. 3). Was wir aus der PDF lesen, ist ein Vorschlag. Was in den Daten steht, verantwortest du.
Was, wenn meine PDF ein Scan ist?
Dann enthält sie keinen lesbaren Text. Du kannst die Angaben trotzdem eintragen, die Seite bleibt daneben sichtbar. Texterkennung oder KI nutzen wir nicht.
ZUGFeRD oder XRechnung?
Für Geschäftskunden ist die ZUGFeRD-PDF üblich: Menschen lesen die Seite, Programme die Daten. Behörden verlangen meist die XRechnung. Kreuzt du unter „Weitere Angaben“ „Der Kunde ist eine Behörde“ an, kommt eine XRechnung als Daten in die PDF, und du kannst sie auch allein herunterladen.
Was, wenn PDF und Daten voneinander abweichen?
Dann blockiert das Werkzeug den Download. Korrigier die Angaben, oder, wenn die PDF falsch ist, mach eine neue Rechnung aus deinen Angaben. Eine abweichende PDF kann als zweite Rechnung gelten (UStAE 14c.1 Abs. 4a).
Was dieses Werkzeug nicht tut
- Es nutzt keine KI und keine Texterkennung; gescannte Rechnungen liest es nicht.
- Es prüft nicht vollständig, ob die PDF-Hülle PDF/A-3 entspricht. Was PDF/A-3 sicher verbietet, lehnt es vorher ab.
- Es verschickt nichts. Die fertige E-Rechnung schickst du selbst.
Quellen
- § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de), abgerufen am 08.10.2026
- Bundesfinanzministerium: Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, UStAE 14.4 Abs. 3 und 14c.1 Abs. 4a, abgerufen am 09.10.2026
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (Stand März 2026), abgerufen am 08.10.2026
- FeRD: ZUGFeRD 2.5.2, Spezifikation mit den Profilen MINIMUM bis EXTENDED und XRECHNUNG, abgerufen am 08.10.2026
Stand der Seite: 9. Oktober 2026