Reisekosten­abrechnung

Eine Reisekostenabrechnung hält fest, was eine Dienstreise gekostet hat: Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtung und Nebenkosten. Als Angestellter bekommst du mit ihr die Kosten vom Arbeitgeber erstattet. Als Selbständiger legst du sie zu deinen Belegen. Die Verpflegung rechnest du nicht mit Quittungen ab, sondern mit festen Tagessätzen, die der Gesetzgeber vorgibt.

Für Fahrten mit dem privaten Pkw sind es 0,30 € je gefahrenem Kilometer, mit einem Motorrad oder Roller 0,20 €. Das Gesetz verweist dafür auf die höchste Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes. Der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte zählt nicht dazu: Dafür gilt die Entfernungspauschale, derzeit 0,38 € je Kilometer der Entfernung (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG).

Einen Anspruch auf die Verpflegungspauschale gibt es nur für die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang (§ 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG). Die Abrechnung prüft diese Frist nicht.

Im Ausland setzt das Bundesfinanzministerium die Pauschalen jedes Jahr länderweise fest: 120 % der Auslandstagegelder für 24 Stunden und 80 % für An- und Abreisetage und Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit, aufgerundet auf volle Euro (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Für Reisen im Jahr 2026 gilt das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025. Manche Länder haben je nach Stadt andere Sätze. Ein Land, das nicht in der Übersicht steht, wird wie Luxemburg behandelt. Welche Fassung die Abrechnung verwendet, steht auf der Seite Regelstand.

Ein Formular für die Reisekostenabrechnung braucht nur wenige Angaben. Es sind dieselben, die du oben in die Felder einträgst. Der Rechner nimmt dir die Tabellen ab: Du kannst Reisekosten berechnen, ohne Tage zu zählen, und bekommst eine PDF mit Unterschriftszeile, die du an den Arbeitgeber gibst oder zu deinen Belegen legst.

Zwei Tage in Hamburg, vom Donnerstagmorgen bis Freitagabend, mit einer Übernachtung im Hotel. Das Hotel stellt das Frühstück am Freitag, der Arbeitgeber bezahlt es. Die Reise beginnt um 7:30 Uhr und endet am nächsten Tag um 18:45 Uhr. Bei einer Reise mit Übernachtung zählen der Anreise- und der Abreisetag mit je 14 €, ohne dass es auf die Stunden ankommt.

• Eine Pauschale für eine kurze Reise ansetzen. Ohne Übernachtung gibt es die 14 € erst bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit. Bei einer Reise mit Übernachtung zählen Anreise- und Abreisetag ohne Mindestzeit (Rz. 47 und 49 des BMF-Schreibens).
• Ein Hotelfrühstück nicht abziehen. Hat der Arbeitgeber das Frühstück bezahlt oder bezahlen lassen, wird die Pauschale um 5,60 € gekürzt, auch wenn du es nicht gegessen hast (Rz. 75). In der Abrechnung schaltest du dafür am Tag „Frühstück“ ein.
• Das Frühstück in den Übernachtungskosten lassen. Weist die Hotelrechnung nur einen Gesamtpreis aus, gehört das Frühstück zur Verpflegung und nicht zu den Übernachtungskosten. Das BMF kürzt den Gesamtpreis dafür um 20 % von 28 € (Rz. 118).
• Die Übernachtungspauschale für die Steuererklärung nehmen. Die Pauschalen für die Übernachtung gelten nur, wenn der Arbeitgeber sie erstattet. Für den Abzug als Werbungskosten zählen nur die tatsächlichen Kosten (Rz. 117).
• Entfernungspauschale und Dienstreise verwechseln. Der Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte ist keine Dienstreise. Für ihn gilt die Entfernungspauschale, nicht der Kilometersatz von 0,30 €.
• Die Dreimonatsfrist übersehen. Wer länger als drei Monate immer an demselben Ort arbeitet, bekommt danach keine Verpflegungspauschale mehr (Rz. 53 bis 55).
• Die Sätze eines anderen Jahres nehmen. Die Auslandspauschalen ändern sich jedes Jahr, im Jahr 2026 zum Beispiel für Albanien, Bulgarien, Irland und die Schweiz. Die Abrechnung rechnet nur mit Sätzen, die wir für das Jahr der Reise hinterlegt haben.