Rechnungs­vorlage

Jede Vorlage enthält ein beschriftetes, leeres Feld für die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG:

• Name und Anschrift von dir und von deinem Kunden
• deine Steuernummer oder USt-IdNr.
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
• Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Betrag
• Umsatzsteuer je Steuersatz und Gesamtbetrag, in der Kleinunternehmer-Vorlage der Hinweis auf § 19 UStG
• Zahlungsziel und Bankverbindung

Die Vorlagen gibt es für Word, Excel, LibreOffice Writer und Calc und als PDF zum Ausdrucken, jeweils im Layout Klar oder nach DIN 5008, mit Umsatzsteuer oder für Kleinunternehmer. Sie tragen kein Logo und keinen Hinweis auf uns.

Eine Rechnung aus Word, Excel oder als PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ (§ 14 Abs. 1 UStG, Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums, Frage 2). Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Zwischen Unternehmen im Inland gilt für das Ausstellen nach § 27 Abs. 38 UStG:

Ohne Zeitgrenze erlaubt bleibt die sonstige Rechnung an Privatpersonen, als Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und für Kleinunternehmer (§ 34a UStDV). Stand dieser Angaben: 9. Oktober 2026.

Die Vorlage DIN 5008 setzt die Anschrift deines Kunden dorthin, wo sie bei Form B im Fenster eines DIN-lang-Umschlags erscheint, und die Rechnungsdaten rechts daneben. Deine eigenen Angaben stehen oben im Kopf. Die Vorlage Klar ordnet dieselben Felder ruhiger an, für Rechnungen, die per E-Mail oder ohne Fensterumschlag rausgehen.

• Die Rechnungsnummer doppelt vergeben. Eine Vorlage zählt nicht mit. Führ deine Nummern an einer Stelle, etwa in einer Liste.
• Das Leistungsdatum leer lassen. Auf einer Rechnung mit Umsatzsteuer gehört es hin, auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht.
• Die Word-Rechnung als E-Rechnung verschicken. Verlangt dein Kunde eine E-Rechnung, reicht die Vorlage nicht. Dann erstellst du sie online als XRechnung oder ZUGFeRD.