Mahnung schreiben
Zahlungserinnerung und Mahnung als Brief.
Rechnung ablegen, um alles zu übernehmen
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Wie schreibt man eine Mahnung?
Eine Mahnung fordert einen Schuldner auf, eine fällige Rechnung zu bezahlen. Das Gesetz kennt sie in § 286 BGB. Eine Pflicht, mehrere Mahnungen zu schicken, gibt es nicht. Wie viele Schreiben du schickst und in welchem Ton, entscheidest du.
Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug.
Verzug kann auch ohne Mahnung eintreten, etwa wenn für die Zahlung ein Termin nach dem Kalender bestimmt ist (§ 286 Abs. 2). Bei Entgeltforderungen kommt der Schuldner spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung zahlt (Abs. 3). Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hingewiesen hat.
Ab Verzug sind Geldschulden zu verzinsen: mit 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, bei Entgeltforderungen aus Geschäften ohne Verbraucher mit 9 Prozentpunkten (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Der Basiszinssatz liegt seit 1. Juli 2026 bei 1,52 %. Der Zinssatz beträgt damit 6,52 % im Jahr, bei Geschäften ohne Verbraucher 10,52 %. Dazu kommt bei Entgeltforderungen gegen Schuldner, die keine Verbraucher sind, eine Pauschale von 40 € (Abs. 5). Die Zinsen für deine Mahnung berechnest du mit dem Rechner Verzugszinsen berechnen.
Dieses Werkzeug ist die Vorlage zum Ausfüllen: Es schreibt den Brief mit den Angaben, die du einträgst, und lässt dir den Text zum Ändern. Ob und seit wann dein Kunde im Verzug ist, sagt es nicht.
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Die Zahlungserinnerung ist in der Praxis die freundliche erste Stufe: Sie weist darauf hin, dass die Zahlung noch offen ist. Die Mahnung fordert deutlicher zur Zahlung auf. Das Gesetz trennt beide Begriffe nicht, § 286 BGB spricht nur von der Mahnung. Hier schreibst du eine von vier Stufen:
| Stufe | Ton | Was im Text steht |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | freundlich | Sagt, dass bisher kein Zahlungseingang festgestellt wurde, und bittet um die Überweisung bis zur neuen Frist. |
| 1. Mahnung | sachlich | Stellt fest, dass bis heute kein Zahlungseingang verbucht ist, und fordert zur Zahlung bis zur neuen Frist auf. |
| 2. Mahnung | sachlich, erneut | Nennt die früheren Schreiben und fordert erneut zur Zahlung bis zur neuen Frist auf. |
| Letzte Mahnung | sachlich, knapp | Bezeichnet sich als letztes Schreiben und fordert zur Zahlung bis zur neuen Frist auf. Angekündigte Schritte stehen nur drin, wenn du sie selbst schreibst. |
So ist ein Mahnschreiben aufgebaut
Ein Mahnschreiben braucht keine feste Form. Diese Teile gehören hinein, damit der Empfänger auf einen Blick sieht, welche Rechnung gemeint ist, was er zahlen soll und bis wann:
| Teil | Was darin steht |
|---|---|
| Absender und Datum | Dein Name und deine Anschrift, das Datum des Schreibens. Im Brief nach DIN 5008 steht der Empfänger im Adressfenster. |
| Betreff | Die Stufe und die Rechnungsnummer, zum Beispiel „1. Mahnung zur Rechnung Nr. 2026-0042“. |
| Text | Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag, die Fälligkeit und die Feststellung, dass bisher kein Zahlungseingang verbucht ist. |
| Betrag und Frist | Der offene Betrag nach Abzug von Teilzahlungen, Mahngebühren und Verzugszinsen je in einer eigenen Zeile, dazu die neue Zahlungsfrist als Datum. |
| Bankverbindung | Kontoinhaber, IBAN und die Rechnungsnummer als Verwendungszweck. |
| Schluss | Der Satz, dass sich das Schreiben mit einer Zahlung überschnitten haben kann, und die Grußformel. |
Mustertext für Zahlungserinnerung und Mahnung
So lauten die Texte, die das Werkzeug für die Zahlungserinnerung und die 1. Mahnung einsetzt, hier mit Beispielwerten. Im Werkzeug stehen deine Rechnungsdaten darin, und du kannst jeden Satz ändern. Die 2. und die letzte Mahnung sind genauso aufgebaut und nennen die früheren Schreiben.
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielleicht ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen: Zu unserer Rechnung Nr. 2026-0042 vom 01.09.2026 über 1.190,00 € konnten wir bisher keinen Zahlungseingang feststellen. Die Rechnung war am 15.09.2026 zur Zahlung fällig.
Wir bitten Sie, den offenen Betrag von 1.190,00 € bis zum 22.10.2026 zu überweisen.
Falls sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten hat, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Sehr geehrte Damen und Herren,
zu unserer Rechnung Nr. 2026-0042 vom 01.09.2026 über 1.190,00 € ist bei uns bis heute kein Zahlungseingang verbucht. Die Rechnung war am 15.09.2026 zur Zahlung fällig.
Wir fordern Sie auf, den offenen Betrag von 1.190,00 € bis zum 22.10.2026 zu überweisen.
Falls sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten hat, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Häufige Fehler
- Vor der Fälligkeit mahnen. Die Mahnung muss nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgen (§ 286 Abs. 1 BGB). Prüf das Fälligkeitsdatum auf der Rechnung.
- Keine Frist oder „umgehend“ schreiben. Ein Datum sagt dem Empfänger genau, bis wann das Geld da sein soll.
- Teilzahlungen vergessen. Zieh Zahlungen, die schon eingegangen sind, vom Rechnungsbetrag ab. Sonst mahnst du mehr an, als offen ist.
- Zinsen und Gebühren im Betrag verstecken. Zeig Rechnungsbetrag, Mahngebühren und Verzugszinsen einzeln. Dann kann der Empfänger jede Position nachvollziehen.
- Schritte ankündigen, die du nicht gehen willst. Schreib nur hinein, was du auch tust. Die Texte hier kündigen nichts an.
- Die Rechnungsnummer im Verwendungszweck weglassen. Ohne sie ordnet sich die Zahlung schwerer zu.
So schreibst du eine Mahnung
- Die E-Rechnung ablegen, dann übernehmen wir Nummer, Betrag und Adressen. Oder du trägst alles selbst ein.
- Die Stufe wählen und die neue Zahlungsfrist setzen, auf Wunsch mit Mahngebühren und Verzugszinsen.
- Den Text durchlesen, anpassen und den Brief als PDF herunterladen oder drucken.
Häufige Fragen zur Mahnung
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?
Keine bestimmte Zahl. Das Gesetz verlangt keine Reihenfolge aus Zahlungserinnerung, erster und zweiter Mahnung. Verzug kann nach § 286 BGB schon durch eine Mahnung nach Fälligkeit eintreten, bei Entgeltforderungen auch ohne Mahnung 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, gegenüber Verbrauchern nur bei besonderem Hinweis in der Rechnung. Wie viele Schreiben du schickst, entscheidest du.
Welche Frist setze ich?
Das entscheidest du. Eine Mindestfrist für die Mahnung nennt das Gesetz nicht. In der Praxis setzen viele sieben bis vierzehn Tage, deshalb füllen die Knöpfe +7, +10 und +14 Tage das Feld nur aus. Wichtig ist ein Datum statt „umgehend“, damit der Empfänger weiß, bis wann du das Geld erwartest.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Das hängt vom Einzelfall ab. Einen festen Betrag für Mahngebühren nennt das Gesetz nicht. Als Verzugsschaden kommen Kosten in Betracht, die durch den Verzug entstanden sind (§ 280 Abs. 1 und 2, § 286 BGB). Das Werkzeug schlägt keinen Betrag vor und setzt nur ein, was du einträgst. Die Pauschale von 40 € nach § 288 Abs. 5 BGB ist davon getrennt.
Was schreibe ich in eine letzte Mahnung?
Dasselbe wie in jede Mahnung: die Rechnung mit Nummer, Datum und Betrag, den offenen Betrag, eine neue Frist als Datum und deine Bankverbindung. „Letzte“ ist keine gesetzliche Stufe, sondern deine Ansage, dass du nicht weiter erinnerst. Welche Schritte danach folgen, schreibst du selbst hinein, wenn du sie gehen willst. Die Vorlage hier kündigt keine an.
Wie berechne ich Verzugszinsen für die Mahnung?
Verzugszinsen sind Hauptforderung mal Zinssatz mal Tage, geteilt durch 365. Der Zinssatz ist der Basiszinssatz der Bundesbank plus 5 Prozentpunkte, bei Entgeltforderungen aus Geschäften ohne Verbraucher plus 9 (§ 288 BGB). Im Verzugszinsen-Rechner gibst du Betrag und Zeitraum ein und übernimmst das Ergebnis in die Mahnung. Auf Wunsch hängt die Zinsaufstellung als zweite Seite am Brief.
Was dieses Werkzeug nicht tut
- Es sagt nicht, ob und seit wann dein Kunde im Verzug ist. Das hängt vom Einzelfall ab.
- Es schlägt keine Mahngebühren vor. Es setzt nur ein, was du einträgst.
- Es hilft nicht beim Mahnbescheid oder beim Inkasso und kündigt keine Schritte an, die du nicht selbst in den Text schreibst.
- Es verschickt nichts. Den Brief schickst du selbst, per Post oder als PDF.
Quellen
- Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 286 Verzug des Schuldners, abgerufen am 08.10.2026
- Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 288 Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden, abgerufen am 08.10.2026
- Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 280 Schadensersatz wegen Pflichtverletzung, abgerufen am 08.10.2026
- Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 247 Basiszinssatz, abgerufen am 08.10.2026
- Deutsche Bundesbank, Basiszinssatz nach § 247 BGB, abgerufen am 08.10.2026
Stand der Seite: 8. Oktober 2026