Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg ist ein Beleg, den du selbst für deine Buchhaltung ausstellst, wenn es für eine Ausgabe oder einen anderen Geschäftsvorfall keinen Beleg von außen gibt, etwa weil eine Quittung verloren ging, der Automat keine ausgegeben hat oder der Verkäufer keine geschrieben hat.
„Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden.“
Im Gesetz steht der Eigenbeleg nicht. Die Regel kommt aus den GoBD, dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen. Ein Fremdbeleg ist ein Beleg von außen, zum Beispiel eine Quittung oder Rechnung. Der Eigenbeleg ist der Ersatz, wenn es keinen gibt.
Was gehört auf einen Eigenbeleg?
Rz. 77 der GoBD nennt, was jedem Beleg zugrunde liegen muss. Die Vorlage fragt diese Angaben ab und dazu Ort und Datum der Erstellung, damit erkennbar ist, wann der Eigenbeleg entstanden ist.
| Angabe nach Rz. 77 | Feld in der Vorlage |
|---|---|
| Eindeutige Belegnummer (Angabe zwingend) | Belegnummer |
| Belegdatum (Angabe zwingend) | Datum des Vorgangs |
| Betrag und Währung (Angabe zwingend) | Betrag (brutto), in Euro |
| Belegaussteller und Belegempfänger, soweit branchenüblich | Zahlungsempfänger; der Aussteller bist du |
| Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls | Zweck und „Warum fehlt der Originalbeleg?“ |
| Verantwortlicher Aussteller, soweit vorhanden | Name und Unterschrift auf dem Ausdruck |
Muster: So sieht ein ausgefüllter Eigenbeleg aus
Wenn du nicht weißt, was in die Felder gehört, hilft ein Muster. So sieht ein ausgefüllter Eigenbeleg aus, wenn du ihn ausdruckst. Die Vorlage oben öffnet mit genau diesen Angaben, und du siehst, wie jede Angabe auf dem Blatt landet.
Eigenbeleg
- Belegnummer
- EB-2026-014
- Datum des Vorgangs
- 07.10.2026
- Betrag (brutto)
- 4,50 €
- Zahlungsempfänger
- Stadtwerke Musterstadt, Parkhaus am Markt
- Zweck
- Parkgebühr Kundentermin Müller GmbH
Warum fehlt der Originalbeleg?
Der Parkautomat hat keinen Beleg ausgegeben. Ich habe mit Karte bezahlt.
Ich bestätige die Angaben nach bestem Wissen.
- Ort
- Musterstadt
- Datum der Erstellung
- 08.10.2026
Name in Druckbuchstaben
Unterschrift
Häufige Fehler
- Eine Rechnung ersetzen, die es noch gibt. Rz. 61 nennt den Eigenbeleg für den Fall, dass kein Fremdbeleg vorhanden ist. Frag zuerst den Aussteller nach einer Kopie oder Zweitschrift.
- Betrag, Datum oder Zweck schätzen oder anpassen. Trag ein, was stimmt. Ein Beleg mit unrichtigen Angaben kann nach § 379 AO eine Ordnungswidrigkeit sein.
- Die Begründung weglassen. Schreib, wofür du bezahlt hast und warum es keinen Beleg gibt. Rz. 77 verlangt eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls.
- Dieselbe Belegnummer zweimal vergeben. Die Belegnummer macht jeden Beleg eindeutig. Zähl fortlaufend, zum Beispiel EB-2026-001, EB-2026-002.
- Vorsteuer aus dem Eigenbeleg abziehen wollen. Dafür braucht es eine Rechnung. Die Vorlage hat deshalb kein Feld für Umsatzsteuer.
So erstellst du einen Eigenbeleg
- Im Blatt oben das Beispiel durch deine Angaben ersetzen: Belegnummer, Datum, Betrag, Zahlungsempfänger, Zweck und warum der Originalbeleg fehlt.
- Die Vorschau daneben zeigt die PDF. Herunterladen oder gleich ausdrucken.
- Von Hand unterschreiben und zu deinen Belegen legen.
Häufige Fragen zum Eigenbeleg
Wann darf ich einen Eigenbeleg erstellen?
Wenn es für den Geschäftsvorfall keinen Beleg von außen gibt. So steht es in Rz. 61 der GoBD: „Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden.“ Fehlt dir nur die Rechnung, frag zuerst den Aussteller nach einer Kopie.
Kann ich mit einem Eigenbeleg Vorsteuer abziehen?
Nein. § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG setzt für den Vorsteuerabzug eine Rechnung voraus: „Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt.“ Ein Eigenbeleg ist keine Rechnung des Leistenden. Deshalb hat unsere Vorlage kein Feld für Umsatzsteuer, nur den Bruttobetrag.
Gibt es eine Betragsgrenze für den Eigenbeleg?
Eine feste Grenze nennt die Finanzverwaltung nicht. In Rz. 61 und Rz. 77 der GoBD steht kein Betrag, es gilt für jeden Geschäftsvorfall, dass er belegt sein muss. Ob ein Eigenbeleg bei einem bestimmten Betrag genügt, lässt sich deshalb nicht allgemein sagen.
Muss ich den Eigenbeleg unterschreiben?
Ausdrücklich vorgeschrieben ist die Unterschrift in den GoBD nicht. Rz. 77 nennt aber den verantwortlichen Aussteller. Mit deiner Unterschrift hältst du fest, wer den Eigenbeleg ausgestellt hat. Deshalb hat die Vorlage eine Unterschriftszeile: ausdrucken und von Hand unterschreiben.
Gibt es die Vorlage auch als Word- oder Excel-Datei?
Nein. Du füllst die Felder aus und bekommst eine fertige PDF zum Ausdrucken, kostenlos und ohne Anmeldung. Wer lieber selbst in Word schreibt, findet in der Tabelle oben alle Angaben, die in den GoBD für einen Beleg genannt sind.
Was passiert, wenn die Angaben auf einem Eigenbeleg nicht stimmen?
Wer vorsätzlich oder leichtfertig Belege ausstellt, die in tatsächlicher Hinsicht unrichtig sind, und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen, handelt nach § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 AO ordnungswidrig. Die Geldbuße kann bis zu 5.000 Euro betragen (§ 379 Abs. 4 AO). Trag deshalb nur ein, was tatsächlich so war.
Was dieses Werkzeug nicht tut
- Es ersetzt keine Rechnung, die du noch bekommen kannst. Frag zuerst den Aussteller.
- Es weist keine Umsatzsteuer aus und macht keinen Vorsteuerabzug möglich.
- Es sagt nicht, ob das Finanzamt den Beleg gelten lässt. Das entscheidet die Finanzbehörde im Einzelfall.
- Es prüft nicht, ob die Angaben stimmen, und gibt keinen Anlass oder Betrag vor.
- Es sagt nicht, wie du den Beleg verbuchst.
Quellen
- BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (GoBD), Rz. 61 und 77, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, abgerufen am 08.10.2026
- § 15 UStG, Abzug der Vorsteuerbeträge, abgerufen am 08.10.2026
- § 379 AO, Steuergefährdung, abgerufen am 08.10.2026
Stand der Seite: 8. Oktober 2026