Stundenzettel

Ein Stundenzettel hält fest, wann du gearbeitet hast: für jeden Tag Beginn, Ende und Pause, daraus die Dauer, am Ende des Monats die Summe. Du brauchst ihn, wenn du Stunden abrechnest, wenn dein Auftraggeber einen Nachweis verlangt oder wenn du als Arbeitgeber Arbeitszeiten festhältst, zum Beispiel bei Minijobs.

Ein Muster schreibt das Gesetz für den Stundenzettel selbst nicht vor. Üblich sind Name, Auftraggeber oder Projekt, Monat, eine Zeile je Tag mit Beginn, Ende, Pause, Dauer und Tätigkeit, die Summe und die Unterschrift beider Seiten. Genau das erzeugt dieses Werkzeug: als PDF zum Ausdrucken und als CSV-Datei für Excel.

Auf Rechnungen stehen Stunden als Dezimalzahl: 7 Stunden 30 Minuten sind 7,50 Stunden, nicht 7,30. Rechne die Minuten durch 60 und runde auf zwei Stellen. Das Werkzeug zählt dazu erst alle Minuten des Monats zusammen und rundet einmal am Ende, 162:30 Std. sind so 162,50 Std.

Wenn du Stunden abrechnest, gehört der Stundenzettel als Nachweis zur Rechnung. Eine Rechnung darf nach § 31 UStDV aus mehreren Dokumenten bestehen, wenn eines die anderen benennt. Bei einer E-Rechnung sagt das Bundesfinanzministerium, wie das geht:

Der Stundenzettel gehört also als PDF in die E-Rechnung hinein und nicht als Link. Die Pflichtangaben selbst, auch die Leistungsbeschreibung, müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen; der Anhang ergänzt sie nur.

Für Arbeitgeber nennt § 17 Absatz 1 des Mindestlohngesetzes, was sie bei Minijobs und in bestimmten Branchen festhalten müssen:

Das betrifft Beschäftigte nach § 8 Absatz 1 SGB IV, also Minijobs, außer in Privathaushalten, und Beschäftigte in den Branchen, die § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes aufzählt, etwa im Baugewerbe oder im Gaststättengewerbe. Ob der Stundenzettel aus diesem Werkzeug die Pflicht in deinem Fall erfüllt, sagt es dir nicht. Frag bei Zweifeln die zuständige Stelle oder eine Rechtsberatung.

Bundesweit gelten Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, der 1. Mai, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, der 3. Oktober und die beiden Weihnachtstage. 2026 sind das der 01.01., 03.04., 06.04., 01.05., 14.05., 25.05., 03.10., 25.12. und 26.12.. Karfreitag, Ostermontag, Himmelfahrt und Pfingstmontag richten sich nach Ostern, das 2026 auf den 5. April fällt.

Dazu kommen Feiertage, die nur einzelne Bundesländer haben. Wähle dein Bundesland, dann zeigt der Stundenzettel sie für 2025 bis 2027 an und lässt sie beim Ausfüllen aus.

• Minuten als Dezimalstellen schreiben. 7 Stunden 30 Minuten sind 7,50 Stunden. Wer 7,30 in die Rechnung schreibt, rechnet 12 Minuten zu wenig ab.
• Die Pause vergessen. Wer von 9:00 bis 17:00 arbeitet und 30 Minuten Pause macht, hat 7:30 Stunden gearbeitet, nicht 8:00.
• Die Zeiten erst am Monatsende aufschreiben. Aus dem Gedächtnis stimmen sie selten auf die Minute. Bei Minijobs verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag.
• Einen Feiertag als Arbeitstag zählen. Welche Tage frei sind, hängt vom Bundesland ab. Der 15. August ist nur im Saarland und in Teilen Bayerns ein Feiertag.
• Eine Schicht über Mitternacht in einer Zeile. Der Stundenzettel hat eine Zeile je Tag. Trag die Stunden bis Mitternacht an dem einen und die danach an dem nächsten Tag ein.
• Den Stundenzettel in der E-Rechnung verlinken. Ein Link erfüllt die Anforderungen nicht. Häng die PDF an die E-Rechnung an.