E-Rechnung prüfen
XRechnung und ZUGFeRD gegen die offiziellen Prüfregeln prüfen.
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XRechnung (UBL, CII) oder ZUGFeRD / Factur‑X (PDF) · auch mehrere auf einmal
Prüfregeln noch nicht geladen
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Was prüft ein E-Rechnung-Validator?
Ein Validator für XRechnung und ZUGFeRD hält eine E-Rechnung gegen die offiziellen Prüfregeln. Dieser hier tut das in derselben Reihenfolge wie der Validator der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards:
- Lesbares XML. Bei einer ZUGFeRD-PDF holen wir zuerst das eingebettete XML aus der PDF und vergleichen die Angaben der PDF-Hülle dazu.
- Aufbau nach dem Schema der Syntax, UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII D16B. Verstöße hier sind Formatfehler.
- Regeln der EN 16931, die Prüfregeln der CEN in Version 1.3.16.
- XRechnung-Regeln nach der KoSIT-Konfiguration vom 31.08.2026, XRechnung-Prüfregeln 2.6.0, für XRechnungen und das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG.
Das Ergebnis heißt „Keine Fehler gefunden“, „Fehler gefunden“ oder „Nicht prüfbar“. Grün gibt es nur, wenn jeder Schritt gelaufen ist. Jeder Befund nennt die Stelle in der Rechnung, erklärt die Regel und sagt, was zu tun ist; den Originaltext der Regel findest du unter „Technische Details“.
Ein Unternehmer kann sich laut Bundesfinanzministerium auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung verlassen und sollte den Bericht aufbewahren:
„Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung (hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln) durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.“
Dafür gibt es nach jeder Prüfung den Prüfbericht als PDF und den Bericht der KoSIT als XML.
Welche Formate und Profile geprüft werden
Prüfregeln gibt es nicht für jedes Format gleichermaßen. Was ein Profil nicht vollständig prüfen lässt, bekommt kein grünes Ergebnis. MINIMUM und BASIC WL zählen nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14.1 Abs. 14) nicht zu den E-Rechnungsformaten.
| Format | Prüfregeln | Ergebnis |
|---|---|---|
| XRechnung 3.0 (UBL oder CII) | Schema, EN 16931, XRechnung-Regeln | vollständig geprüft |
| ZUGFeRD / Factur-X, Profil XRECHNUNG | Schema, EN 16931, XRechnung-Regeln | vollständig geprüft |
| ZUGFeRD / Factur-X, Profil EN 16931 | Schema, EN 16931 | vollständig geprüft |
| ZUGFeRD / Factur-X, Profil BASIC | Schema, EN 16931; die Regeln des Profils nicht | „Teilweise geprüft“, nie grün |
| ZUGFeRD / Factur-X, Profil EXTENDED | keine | „Nicht prüfbar“ |
| ZUGFeRD MINIMUM und BASIC WL | keine | keine E-Rechnung im Sinne des UStG |
| ZUGFeRD 1.0, XRechnung 2.x | keine | veraltet, kein grünes Ergebnis |
Formatfehler und Geschäftsregelfehler
Das Bundesfinanzministerium unterscheidet zwei Arten von Fehlern. Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei nicht der Syntax oder ihren technischen Vorgaben entspricht. Dann ist sie nach dem BMF-Schreiben keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Ein Geschäftsregelfehler betrifft den Inhalt:
„Geschäftsregelfehler können sich dadurch ergeben, dass die in einer Rechnung enthaltenen Informationen unvollständig sind (z. B. keine Angabe im Pflichtfeld „BT-10 Buyer reference“ in einer XRechnung) oder zueinander in Widerspruch stehen (z. B. Steuerbetrag stimmt rechnerisch nicht mit dem angegebenen Steuersatz überein) […].“
Jeder Befund sagt, zu welcher Art er gehört. Ein Formatfehler stoppt die Prüfung: Die Geschäftsregeln laufen dann nicht, und das Ergebnis sagt das.
Häufige Fehler in E-Rechnungen
- Die Käuferreferenz leer lassen (BR-DE-15). Eine XRechnung braucht in BT-10 eine Käuferreferenz. Bei Behörden ist das die Leitweg-ID, bei Unternehmen genügt eine Referenz des Kunden.
- Summen von Hand eintragen. Die Regeln rechnen nach: Positionen, Nachlässe, Steuer und Gesamtbetrag müssen auf den Cent zusammenpassen (z. B. BR-CO-15). Lass das Rechnungsprogramm rechnen.
- Eine PDF ohne eingebettete Daten als E-Rechnung schicken. Eine gewöhnliche PDF ist keine E-Rechnung. Es braucht eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-PDF mit XML.
- ZUGFeRD MINIMUM oder BASIC WL verwenden. Diese Profile zählen nicht zu den E-Rechnungsformaten. Nimm EN 16931 (COMFORT) oder XRECHNUNG.
- „Keine Fehler gefunden“ für eine inhaltliche Freigabe halten. Die Prüfregeln sehen nicht, ob Steuersatz, Leistung und Beträge zur Sache passen. Das prüfst du weiter selbst.
Andere Validatoren
Auch die Verwaltung bietet Validatoren an, etwa den E-Rechnungs-Validator von Baden-Württemberg. Wie wir prüfen und wie unser Ergebnis mit dem des KoSIT-Validators übereinstimmt, steht unter So prüfen wir.
So prüfst du eine E-Rechnung
- Die XRechnung (XML) oder ZUGFeRD-PDF ins Feld oben ziehen, gern auch mehrere auf einmal.
- Die offiziellen Prüfregeln laufen unverändert in deinem Browser. Die Datei verlässt dein Gerät nicht.
- Das Ergebnis lesen: jeder Befund mit Fundstelle, Erklärung und Lösung, dazu der Prüfbericht als PDF.
Häufige Fragen zur Prüfung von E-Rechnungen
Heißt „Keine Fehler gefunden“, dass die Rechnung in Ordnung ist?
Es heißt, dass die Datei die technischen Prüfregeln erfüllt: Aufbau und Geschäftsregeln. Ob der Steuersatz stimmt, die Leistung erbracht wurde und die Angaben richtig sind, sehen die Regeln nicht. Das BMF sagt dazu, eine Validierung ersetzt nicht die Pflicht des Empfängers, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen, sondern unterstützt ihn dabei.
Welche Version der Prüfregeln wird verwendet?
Die Prüfregeln für XRechnung 3.0.2 nach der KoSIT-Konfiguration vom 31.08.2026, XRechnung-Prüfregeln 2.6.0 und die EN-16931-Prüfregeln der CEN in Version 1.3.16. Jeder Prüfbericht nennt die Fassung; alle Fassungen mit Quelle stehen auf der Seite Regelstand.
Kann ich ZUGFeRD-PDFs prüfen?
Ja. Wir holen das eingebettete XML aus der PDF und prüfen es wie eine XML-Datei, je nach Profil. Ob die PDF-Hülle vollständig PDF/A-3 entspricht, prüfen wir nicht.
Was bedeutet BR-DE-15?
Die Regel BR-DE-15 verlangt in einer XRechnung eine Käuferreferenz (BT-10). Bei Rechnungen an Behörden steht dort die Leitweg-ID, bei Unternehmen eine Referenz des Kunden. Fehlt sie, findet die Prüfung einen Geschäftsregelfehler. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 nennt genau dieses Beispiel: Geschäftsregelfehler wie „die fehlende Angabe des Feldes ‚BT-10 Buyer reference‘“ sind „umsatzsteuerlich unbeachtlich“ (Rn. 35a). Behörden brauchen die Leitweg-ID aber, um die Rechnung zuzuordnen.
Was ist eine Warnung?
Eine Regel, deren Verletzung die Prüfregeln nicht als Fehler werten. Eine Rechnung mit Warnungen, aber ohne Fehler bekommt „Keine Fehler gefunden“; die Warnungen stehen trotzdem in der Liste, damit der Absender sie beheben kann.
Was mache ich mit Fehlern in einer Rechnung, die ich bekommen habe?
Schick dem Absender den Prüfbericht und bitte um eine berichtigte E-Rechnung. Der Bericht nennt jede Regel mit ihrem Originaltext, so kann das Rechnungsprogramm des Absenders den Fehler finden.
Warum zeigt ein anderer Validator etwas anderes?
Meist laufen dort andere Fassungen der Prüfregeln, oder ein Profil wird anders behandelt, etwa BASIC oder EXTENDED. Manche Validatoren prüfen außerdem die PDF/A-Konformität der PDF. Auf der Seite „So prüfen wir“ steht, wie unser Ergebnis mit dem KoSIT-Validator übereinstimmt.
Werden meine Dateien übertragen?
Nein. Die Prüfregeln laden einmal von unserem Server, geprüft wird in deinem Browser. Die Datei selbst verlässt dein Gerät nicht.
Was dieses Werkzeug nicht tut
- Es prüft weder Steuersatz noch steuerliche Behandlung, und auch nicht, ob die Rechnung inhaltlich stimmt und ordnungsgemäß ist.
- Es prüft die PDF/A-Konformität einer ZUGFeRD-PDF nicht vollständig.
- Es ist kein Archiv. Bewahre die Originaldatei und den Prüfbericht selbst auf.
- Es sagt nicht voraus, ob ein Rechnungsportal oder ein Empfänger die Datei annimmt.
Quellen
- Bundesfinanzministerium: Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Randnummern 6a, 6b und 35a, und Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 14.1 Abs. 14, abgerufen am 09.10.2026
- KoSIT: validator-configuration-xrechnung, Release vom 31.08.2026, abgerufen am 09.10.2026
- KoSIT: xrechnung-schematron 2.6.0, abgerufen am 09.10.2026
- CEN/TC 434: eInvoicing-EN16931, validation-1.3.16, abgerufen am 09.10.2026
- Land Baden-Württemberg: E-Rechnungs-Validator, abgerufen am 09.10.2026
Stand der Seite: 9. Oktober 2026