E-Rechnung erstellen

Eine E-Rechnung enthält ihre Angaben als Datensatz, den ein Programm lesen kann. Ein Bild der Rechnung genügt dafür nicht, auch nicht als PDF. So definiert es das Umsatzsteuergesetz:

Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL (UStAE 14.1 Abs. 13 und 14). Eine PDF ohne eingebettete Daten, ein Foto oder eine Word-Datei ist dagegen eine „sonstige Rechnung“, auch wenn sie per E-Mail kommt.

Alle Pflichtangaben müssen in den Daten stehen, nicht nur auf dem sichtbaren Blatt (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 35). Bei ZUGFeRD gehen die eingebetteten Daten vor, wenn sie vom sichtbaren Blatt abweichen.

Das Werkzeug schreibt ZUGFeRD im Profil EN 16931; ist der Kunde eine Behörde (unter „Weitere Angaben“), im Profil XRECHNUNG. Die XRechnung gibt es in der Syntax CII oder UBL. Beide Formate entstehen aus denselben Angaben wie die Vorschau.

Empfangen können muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, auch als Kleinunternehmer; ein E-Mail-Postfach genügt. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG:

Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Rechnungen von Kleinunternehmern. Stand: 8. Oktober 2026. Eine Verschiebung ist nicht beschlossen.

Behörden in Bund, Ländern und Kommunen verlangen meist eine XRechnung. Damit die Rechnung bei der richtigen Stelle ankommt, gehört die Leitweg-ID der Behörde in das Feld Käuferreferenz (BT-10). Du findest sie im Auftrag oder in der Bestellung; prüfen kannst du sie mit Leitweg-ID prüfen.

An Unternehmen verlangt die XRechnung das Feld ebenfalls. Hat dein Kunde keine Referenz für dich, reicht laut Bundesfinanzministerium ein Platzhalter wie „-“ (FAQ zur E-Rechnung, Frage 6). Das Werkzeug setzt ihn dann selbst.

• Eine PDF für eine E-Rechnung halten. Ohne eingebettete Daten ist eine PDF eine sonstige Rechnung, auch wenn sie am Computer entstanden ist.
• Ein zu kleines ZUGFeRD-Profil wählen. MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Pflichtangaben und gelten nicht als E-Rechnung.
• Daten und Blatt auseinanderlaufen lassen. Wer die PDF nachträglich ändert, ändert nicht die eingebetteten Daten. Maßgeblich sind die Daten.
• Anhänge nur verlinken. Ein Link auf eine externe Datei ist kein Teil der Rechnung. Einen Stundennachweis bettest du als Anhang in die E-Rechnung ein.