Rechnung schreiben

Eine Rechnung schreibst du, wenn du eine Lieferung oder Leistung abrechnest. Welche Angaben hineingehören, steht in § 14 Abs. 4 UStG. Für eine Rechnung mit Umsatzsteuer sind es diese zehn Pflichtangaben:

1. vollständiger Name und Anschrift von dir und von deinem Kunden
2. deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. das Ausstellungsdatum, also das Rechnungsdatum
4. eine fortlaufende Rechnungsnummer, die es nur einmal gibt
5. Menge und Art der Waren oder Umfang und Art der Leistung
6. der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, das Leistungsdatum
7. das Entgelt, aufgeteilt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, und jede vorab vereinbarte Minderung wie Skonto
8. der Steuersatz und der Steuerbetrag, oder bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
9. in bestimmten Fällen ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden
10. bei einer Gutschrift das Wort „Gutschrift“

Den Vorsteuerabzug bekommt dein Kunde nur mit einer Rechnung, die diese Angaben enthält (§ 15 Abs. 1 UStG). Das Werkzeug oben fragt deshalb für jede Rechnungsart genau die Angaben ab, die das Gesetz verlangt, und lässt dich erst herunterladen, wenn alle da sind.

Für kleine Beträge und für Kleinunternehmer verlangt das Gesetz weniger. Welche Rechnungsart für dich passt, entscheidest du; das Werkzeug wählt sie nie selbst aus.

Bei einer Kleinbetragsrechnung zählt der Bruttobetrag der ganzen Rechnung. Für die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers und für innergemeinschaftliche Lieferungen gibt es keine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV).

Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein und darf nur einmal vorkommen. Lückenlos muss die Folge nicht sein, und du darfst mehrere Nummernkreise führen, etwa einen je Jahr wie RE-2026-001, RE-2026-002 (UStAE 14.5 Abs. 10 und 11). Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern brauchen keine fortlaufende Nummer (UStAE 14.5 Abs. 14 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025). Für eine E-Rechnung verlangen die Formate trotzdem eine Nummer.

Speicherst du deine Absenderangaben auf diesem Gerät, schlägt das Werkzeug nach jedem Herunterladen die nächste Nummer vor. Ob eine Nummer auf einem anderen Gerät schon vergeben ist, kann es nicht wissen.

Zwischen Unternehmen in Deutschland wird die E-Rechnung schrittweise Pflicht. Empfangen können müssen Unternehmen sie seit dem 1. Januar 2025. Beim Ausstellen gilt nach § 27 Abs. 38 UStG:

Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen auch danach als PDF oder auf Papier rausgehen. Stand dieser Angaben: 8. Oktober 2026; eine Verschiebung ist nicht beschlossen.

• Das Leistungsdatum weglassen. Auf einer Rechnung mit Umsatzsteuer gehört es auch dann hin, wenn es dasselbe ist wie das Rechnungsdatum (Bundesfinanzhof, XI R 62/07). Als Zeitraum genügt auch der Kalendermonat (§ 31 Abs. 4 UStDV).
• Eine Rechnungsnummer zweimal vergeben. Das passiert schnell, wenn du auf zwei Geräten schreibst. Führ deine Nummern an einer Stelle.
• Als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen. Wer Umsatzsteuer auf die Rechnung schreibt, schuldet sie dem Finanzamt, auch ohne sie zu dürfen (§ 14c UStG). In der Rechnungsart Kleinunternehmer gibt es deshalb keine Umsatzsteuer-Spalte.
• Den Hinweis bei Sonderfällen vergessen. Bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers oder einer steuerfreien Leistung braucht die Rechnung einen Hinweis darauf. Wählst du den Fall bei einer Position, setzt das Werkzeug den Wortlaut ein.